sfaツールは営業活動を効率化するものと注目されていますが、その運用ルールを誤って解釈していることも少なくありません。同じような効果を示すものにCRMがあり、案件情報を担当営業が登録すると言うところは非常に似ていますが、その後の使われ方が大きく異なるため、この点に注意が必要です。CRMは顧客情報を管理するデータベースであり、そのために登録された商談情報はシステム内部で分類され顧客ごとに管理されるものとなっています。そのため必要に応じてこの情報を取り出し、顧客の状態やその対応の注意点などを抽出することで、効果的な営業活動を行うための情報を得ることができる仕組みになっていることがほとんどです。
しかしsfaツールは商談の結果を踏まえて社内の情報共有を行い、さらに関連部門からのアドバイスや情報提供を得て、その活動を効果的なものにすると言う仕組みになっていることから、性質が全く違うものとなっているのが特徴です。案件情報を登録する作業は基本的に変わらないため、sfaツールの運用方法を誤ると肝心な情報を得ることができず効果が上がらないものとなってしまうことが多いため注意が必要です。事前に効果的な運用ルールを策定し、これに従って関連部門の参加を促すことが、sfaツールを効果的に役立てるものとする重要なステップであり、これを実現することがsfaツールを上手に使いこなす上で必要なものとなっているのが特徴です。