規模の小さな組織なら、エクセルなどの表計算ソフトで顧客管理をすることもできます。しかし顧客の数や顧客管理に必要な項目が増えると、項目を増やすのにも手間がかかり管理しきれなくなるので早めに顧客管理ツールへ移行しておくと安心です。顧客管理ツールなら、顧客との関係を築くために必要な個人情報や問い合わせ履歴、購入履歴などの顧客情報をデータベース化して一元的に管理できます。顧客管理ツールを利用すると顧客が営業やマーケティング・プロセスのどの段階にいるのかまでわかるので、効率的に顧客とコンタクトを取ることができます。

顧客のサポートにも役立ちます。一般的な顧客管理ツールには顧客情報の管理と営業支援、マーケティング支援とカスタマー・サポートの機能がついていますが、営業支援やマーケティングに特化したタイプもあります。クラウド型ならほかの部署との情報共有も容易で、外出先からでも情報の更新が可能です。マーケティング・オートメーション・ツールと連携させて、顧客情報を自動でアップデートできるものもあります。

しかし組織の規模によって、適する顧客管理ツールは異なります。小規模な組織で利用するなら、画面が見やすく機能がシンプルなものが最適です。入力項目が少なく覚えやすいので、定着にも時間がかかりません。コストを抑えることもできます。

必要な顧客情報が見つけにくかったり、案件の確認が行き届かなかったりといった悩みがあるなら検討すると良いでしょう。

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